Proces

“Another world is plantable!”, Guerilla Gardening in Berlin © Rosa Rose

Proces

Een duurzame en klimaatbestendige stad vraagt om multi-disciplinaire samenwerking.

Thema's

Praktijk

De realisatie van groenblauwe netwerken en een meer circulaire stad vereist een sector overschrijdende samenwerking die nog lang niet vanzelfsprekend is. Het uit elkaar trekken van het stadsontwerp en het stadsbeheer aan de ene kant, en het onderverdelen van de publieke diensten in sectoren met hun eigen geldstromen zoals groen, afval, verkeer, energie, woningbouw, bedrijven, enzovoorts aan de andere kant, hebben gemaakt dat de samenwerking en het vinden van integrale duurzame oplossingen moeizaam is. 

Deze samenwerking te organiseren is de sleutel en een voorwaarde voor het vinden van nieuwe integrale duurzame oplossingen voor een circulaire, gezonde en aantrekkelijke stad. 

Succesvolle projecten

EVA-Lanxmeer in Culemborg en Hammarby in Zweden zijn praktijkvoorbeelden waar het werken aan duurzame stedelijke (her)ontwikkeling succesvol met alle belanghebbenden en experts van alle sectoren is opgepakt en tot unieke resultaten heeft geleid. Het project EVA-Lanxmeer gaat over nieuw stedelijk gebied en Hammarby gaat over herstructurering en verbetering van bestaand stedelijk gebied. 

Falen in de praktijk

Veel projecten die met goede bedoelingen met betrekking tot duurzaamheid zijn opgezet, bereiken hun doelen niet. Oorzaken hiervoor zijn: 

  • Ambities en plannen staan vaak te veraf van de betrokkenen omdat ze niet samen ontwikkeld zijn en te weinig rekening houden met de verschillende belangen in het gebied of de wijk.
  • Onvoldoende bestuurlijke wil voor duurzame ontwikkeling.
  • Bij conflicterende belangen is er snel terugval in traditionele rollen en neiging tot een sectorale insteek.
  • Samenwerkingsstructuren van betrokken partijen werken onvoldoende om hoge ambities te realiseren.
  • Integraal werken en ontwikkelen met ruimtelijke ordening, water en stedenbouw binnen de huidige sectorale indeling van diensten: waterschappen, gemeenten en de diverse gemeentelijke diensten en de hieruit voortvloeiende financieringsstromen is complex. 
  • Bij het ontbreken van een heldere, breedgedragen strategie en gebiedsvisie is scheiding van hoofd- en bijzaken lastig omdat er geen duidelijke focus is.
  • Doorrekenen van de meerwaarden en synergie van integrale duurzame maatregelen is lastig.
  • Scheiding van het denken en rekenen aan ontwikkeling versus beheer en onderhoud leidt tot onpraktische keuzes.

Deze faalfactoren kunnen grotendeels ondervangen worden door een gebiedsontwikkeling te starten met een workshop waarin alle belanghebbenden participeren, zoals in een proeftuin. 

In opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu is de zogenaamde Proeftuinmethode gebruikt en onderzocht om klimaatadaptatie en duurzaamheid in gebiedsontwikkelingsprocessen te integreren. 

 

“The green deer” in Nijmegen, The Netherlands © het groene hert

PROEFTUIN, KLIMAATATELIER, MULTI-ACTOR WORKSHOP, LIVING-LAB: ÉÉN METHODE 

Een proeftuin is een methode om water, klimaat en andere duurzaamheidsvraagstukken in een vroeg stadium in een breder ontwikkelings- of herstructureringsproces integraal mee te nemen. De methode bestaat in essentie uit ontwerpend onderzoek, met alle belanghebbenden. Het is daarmee een middel dat leidt tot afstemming tussen de verschillende belanghebbenden, gemeenschappelijke visievorming en het versterken van de communicatie tussen betrokken partners.
Het belangrijkste kenmerk van de proeftuin is dat alle belanghebbenden gezamenlijk werken aan een concrete gebiedsopgave. Het is mét elkaar praten over ideeën en oplossingsrichtingen in plaats van óver en ná elkaar. De proeftuin doet een beroep op de persoonlijke professionaliteit en creativiteit. De proeftuin is proactief en multidisciplinair. Stedenbouwkundigen, hydrologen, stadsecologen, projectleiders, ontwikkelaars, architecten, beheerders, waterschap, energiebedrijf en andere belanghebbenden werken op gelijkwaardige basis samen. Het is een innovatiekamer, geen onderhandeltafel. Belangen en kaders worden – voor het moment – losgelaten om ruimte te maken voor ideeën.
De proeftuin creëert de condities voor een gezamenlijke visie, die met respect voor de individuele belangen de deur opent voor duurzame keuzes voor een gebied. Dat geeft wel aan dat timing essentieel is: wanneer standpunten al zijn ingenomen, en oplossingsrichtingen en maatregelen al grotendeels bepaald, zal de proeftuin minder rendement geven.
Het is niet verbazend dat aan het begin van innovatieve en integrale, geslaagde projecten meestal gewerkt wordt in samenwerkingsverbanden die op een proeftuin lijken. Ook in andere sectoren, zoals de ICT of bij industriële ontwerpprocessen, wordt op vergelijkbare manieren samengewerkt. 

HOE WERKT EEN PROEFTUIN?
Een goede voorbereiding is het halve werk.
Een min of meer bewezen stramien is het werken met twee of meer ontwerpsessies van tussen de tien en twintig deelnemers. De sessies van elk een dagdeel of een dag volgen elkaar op met een tussenruimte van bij voorkeur één week tot maximaal vier weken. Uiteraard vraagt iedere proeftuin om maatwerk en zal er rekening gehouden moeten worden met de lokale doelstellingen en werkcultuur. 

DEFINIEER HET GEBIED EN DE OPGAVE
Baken het gebied af, het kan een wijk zijn of een hele stad, een bedrijventerrein of een park, bestaand bebouwd gebied of een uitbreidingslocatie. Definieer de opgave: wateroverlast door regen of kwel, overstromingsrisico’s, droogte, bodemdaling, verzilting, hittestress, realisatie van meer groen, sociale thema’s zoals integratie en meer zeggenschap van burgers, realisatie van meer circulair grondstofgebruik enzovoorts. 

DEFINIEER HET GEWENSTE EINDRESULTAAT
Het is nodig om het gewenste eindresultaat duidelijk vooraf te definiëren en hoe dit in het verdere proces wordt meegenomen om focus te houden tijdens de proeftuin. Om te zorgen dat de resultaten na afloop van het traject kunnen landen, is het belangrijk om te bewaken dat dit project blijft passen in lopende investeringsprogramma’s en beleidstrajecten. Maak daarover van te voren afspraken, liefst ook met bestuurders. Spreek van te voren af hoe, wanneer en aan wie het eindresultaat wordt gepresenteerd. Zorg dat alle resultaten goed worden vastgelegd en gevisualiseerd. 

BETREK DE BELANGRIJKSTE STAKEHOLDERS ERBIJ
“Met het organiseren van een proeftuin wordt een bijzondere setting georganiseerd die kan leiden tot mooie en innovatieve oplossingen. Van essentieel belang voor een succesvolle proeftuin zijn in ieder geval twee zaken. Ten eerste is dat betrokkenheid van alle belanghebbenden uit het gebied. Alleen onder die conditie kunnen in een proeftuin gedragen oplossingsrichtingen worden geformuleerd. Een tweede voorwaarde is de aanwezigheid van een ‘probleemeigenaar’. Een proeftuin moet geen zelfstandige oefening zijn, maar aansluiten bij lopende plannen zoals een herstructurering of gebiedsontwikkeling.” – citaat van een deelnemer aan een proeftuin.
Een brede samenstelling van de groep deelnemers aan een proeftuin is één van de succesfactoren.
Zorg voor een goede mix van kennisdragers, belanghebbenden, ontwerpers en strategen. Vanuit de gemeente, het waterschap, enzovoorts moeten verschillende disciplines vertegenwoordigd zijn. Door alle partijen vanaf het begin bij het proces te betrekken komen er inhoudelijk goede voorstellen bovendrijven, die bovendien op draagvlak kunnen rekenen.
Het is niet altijd voldoende om deelnemers zomaar een uitnodiging te sturen. Om zeker te zijn dat iedereen komt, is ook telefonisch contact of persoonlijk overleg nodig. Geef aan waarom het belangrijk is om aan de proeftuin deel te nemen en ook welk belang de deelnemers er zelf bij hebben. 

ZORG VOOR EEN VAKKUNDIGE PROEFTUINBEGELEIDING
Een ervaren procesbegeleider en een kundige, ondersteunende ontwerper zijn onmisbaar. Idealiter worden deze personen extern aangetrokken. Externe procesbegeleiding maakt dat de verschillende belanghebbenden zich opener kunnen opstellen. En externe ontwerpbureaus bieden de garantie op het leveren van een vooraf overeengekomen resultaat; bij het alleen inschakelen van interne ontwerpers kan het produceren van een getekend verslag weleens verzanden in het reguliere werk. Natuurlijk is het belangrijk de interne ontwerper met zijn gebiedskennis erbij te betrekken als één van de belanghebbenden. De externe ontwerpers moeten ervaren zijn in het werkelijk ondersteunen van het proces en niet de eigen ideeën voorop stellen.

DE EERSTE ONTWERPSESSIE
In de eerste sessie maken de deelnemers kennis met elkaar en het gebied.
Belangrijke ingrediënten van een succesvolle proeftuin zijn:

  • Een inspirerende locatie voor de proeftuin, liefst op of bij de gebiedslocatie 
  • Start met een bezoek aan de locatie 
  • Zorg voor een inspirerende lezing door een inhoudelijk deskundige
  • Zorg voor goed kaartmateriaal: luchtfoto, kaarten met eigendomsgrenzen, watersysteem, bebouwing en groen, grondsoorten, enzovoorts
  • Laat de belangrijkste belanghebbenden kort hun belang en wensen presenteren. Ze voelen zich dan gehoord en kunnen hun eigen resultaatverwachting van de proeftuin benoemen.

Een groepsgrootte voor de hierop volgende werksessies van 6 tot 10 personen is ideaal, grotere aantallen deelnemers kunnen in twee groepen gesplitst worden. Al brainstormend en tekenend worden de mogelijkheden van het gebied verkend en mogelijke synergieën onderzocht.
Als er teveel ideeën zijn na de eerste ontwerpslag kan geprioriteerd worden. De meest relevante ideeën worden verder uitgewerkt in het vervolgatelier. Openstaande vragen kunnen ook als ‘huiswerk’ aan betreffende belanghebbenden/ deskundigen meegegeven worden.
De externe ontwerper werkt in tekeningen de resultaten van de eerste sessie uit en verwerkt deze in een presentatie te houden aan het begin van de tweede sessie. 

WAT KAN IK DOEN MET WEERSTAND?
“Professionals van alle betrokken partijen komen achter hun voordeur vandaan. Je hoort alle belangen en je maakt samen een plan waarin die tot hun recht komen. Tekenen in plaats van nota’s schrijven laat ruime om te dromen en om anderen in jouw droom mee te nemen. Je bent gewend te vechten en te onderhandelen. Nu heb je met elkaar succes zonder weerstand. Dat is veel leuker. Tegenstanders worden medestanders en misschien zelfs ambassadeurs. De ‘fun-factor’ is enorm belangrijk. Het resultaat? Een staalkaart van goede ideeën. De uitdaging is nu om de organisaties achter de deelnemers aan de ontwerpsessies op dezelfde lijn te krijgen.” – citaat van een deelnemer aan een proeftuin. 

Weerstand hoeft niet negatief te zijn, kan zelfs een goed teken zijn dat iemand duidelijk maakt dat een belang onderbelicht blijft. Flexibiliteit is gevraagd, goed luisteren en doorvragen op de kern van de kwestie.
Weerstand ontstaat als iemand of een groep zijn belang niet gerespecteerd ziet. Geef deze persoon de ruimte om zijn belang te uiten en respecteer dit belang zonder oordeel. Onderzoek hoe dit belang geïntegreerd kan worden. Meestal verdwijnt dan de weerstand.
Door het respecteren van ieders belang is de proeftuin juist bij uitstek een methode om weerstand te verhelpen en positief te gebruiken. Vaak zijn personen die weerstand bieden juist betrokken personen! Natuurlijk zal dit niet altijd lukken; ook kunnen later in het proces belangenconflicten weer de kop op steken. 

DE TWEEDE ONTWERPSESSIE
De ontwerper geeft een beeldend verslag van de resultaten van de eerste sessie. Er is gelegenheid om aanvullende informatie van belanghebbenden in te brengen, bijvoorbeeld naar aanleiding van het ‘huiswerk’ en nieuwe inzichten.
In de tweede ontwerpsessie wordt wederom in groepen gewerkt afhankelijk van het aantal deelnemers. Ideeën uit de eerste sessie kunnen verdiept worden of er kan aan een nieuwe focus gewerkt worden afhankelijk van de gestelde doelen. Er wordt gestreefd naar een samenhangend en presenteerbaar eindresultaat. 

VERANKERING EN OVERDRACHT AAN BESTUURDERS
Aan het einde van de tweede sessie worden de ontwikkelde ideeën gerecapituleerd en aan de portefeuille-houdende bestuurders gepresenteerd tenzij deze deelgenomen hebben. Deze bestuurders kunnen alvast vertellen wat ze denken te doen met de resultaten.
Er worden afspraken gemaakt voor de verdere doorwerking van de ontwikkelde ideeën bijvoorbeeld welke personen of combinaties van deelnemers trekker worden van bepaalde, in de proeftuin gevormde ideeën.
Besproken kan worden hoe de resultaten in het reguliere planningsproces verankerd kunnen worden, bijvoorbeeld in het bestemmingsplan, MER, of masterplan. 

AFRONDING: BEELDEND VERSLAG EN ACTIEPLAN
“De proeftuin heeft waarde als iedereen er individueel een vervolgactie uit kan oppakken.” – citaat van een deelnemer aan een proeftuin.
Na afloop van de proeftuin wordt een schriftelijk met schetsen ondersteund verslag door de procesbegeleider in samenwerking met de ontwerper opgesteld. Het verslag is een samenvatting van alle ontwikkelde ideeën en een presentatie hiervan dat door de verschillende belanghebbenden gebruikt kan worden om de resultaten uit te dragen binnen hun organisatie.
De eindresultaten van de twee sessies laten zien hoe de opgaven voor ruimte, klimaat en duurzaamheid in samenhang met elkaar nieuwe kansen kunnen opleveren. Als het proces goed is geweest, dan is het resultaat helder, adequaat en realistisch. Het levert enthousiasme op om ideeën dóór te ontwikkelen of zelfs uiteindelijk te realiseren. 

WAT LEVERT EEN PROEFTUIN OP?
“De grote meerwaarde van een proeftuin zit in het open karakter. Mensen spreken vrijer, zijn creatiever, schuiven het eigen deelbelang opzij voor het grotere belang.” – citaat van een deelnemer aan een proeftuin.
Een proeftuin levert een gedeelde visie, concrete maatregelen en procesafspraken voor het vervolg, en uitwerkingsallianties op.
Daarnaast leren de projectmedewerkers uit verschillende afdelingen en organisaties elkaar kennen, leren ze een nieuwe vorm van samenwerken en maken ze kennis met nieuwe en discipline overschrijdende inhouden. Dat is vaak een voedingsbodem voor goede samenwerking in het vervolg ook voor andere projecten. 

Voor meer informatie over proeftuinen, zie www. handboekproeftuinen.nl 

Zie ook www.ruimtelijkeadaptatie.nl/nl/bibliotheek-ruimtelijke-adaptatie.