Het organiseren van een evenement is een manier om een boodschap in één keer te communiceren naar een breed publiek maar vraagt een goede organisatie. Anders dan bij het meedoen met bestaande, georganiseerde, evenementen biedt zelf organiseren de ruimte om de toon en kleur van een evenement te bepalen, te focussen, en om toe te spitsen op specifieke doelgroepen als gezinnen, studenten, schoolgroepen, ouderen, of de hele gemeenschap. Net zo belangrijk als de keuze voor het onderwerp en presentatiewijze is de keuze voor het jaargetijde, de dag van de week, tijdstip van de dag, de locatie en de bereikbaarheid. Er zullen veel verschillende zaken gecoördineerd moeten worden, zoals:

• Locatie, catering en indien nodig verblijfsmogelijkheden voor mensen
• Sprekers voor het geven van presentaties, activiteiten, of bedrijven en organisaties voor het gebruiken/huren van kraampjes
• Promotie-acties, om zeker te zijn van een duidelijke boodschap tijdens het evenement
• Dat kan door de verkoop van tickets, door subsidie of projectfinanciering, of door sponsoring door bedrijven.

Voor outdoor-evenementen is misschien ook een slechtweer-scenario nodig!